Raphael, proprietario dello Spa Hotel Alpenrose in Austria, conosce bene questa sensazione: il marketing c'era sempre in qualche modo – ma non era mai davvero presente. Nessuna capacità libera in casa? Si organizzava un'azione al volo. Poche prenotazioni in una settimana? Si reagiva. Pianificare in anticipo? Difficile, quando la gestione quotidiana ti tiene costantemente impegnato.Non è un'eccezione nel settore alberghiero – è la regola. Molti albergatori si occupano di marketing a margine, perché non c'è nessun altro a farlo. Piano annuale, budget, strategia sul target: tutti temi importanti, che finiscono in secondo piano non appena un ospite aspetta alla reception.

Un piano di marketing annuale non esisteva. Nemmeno un budget chiaramente definito. I social venivano gestiti in modo irregolare, la comunicazione era generica invece che mirata al target. Il marketing sembrava un continuo spegnere incendi – sempre in movimento, raramente pianificato in anticipo. La conseguenza era chiara: il marketing doveva uscire dalla gestione quotidiana.

Il cambiamento non è arrivato tutto in una volta, ma passo dopo passo.

ReGuest: ordine nella casella di posta

Prima è arrivato ReGuest. La base: comunicazione con gli ospiti, gestione delle richieste, ordine nella casella di posta. Prima le richieste di camera dal sito web arrivavano come singole email alla reception – ogni mail visionata, risposta ed elaborata manualmente. Con ReGuest confluiscono direttamente nel CRM: strutturate, assegnate, gestibili in un unico sistema.

mindPool: il primo piano di marketing annuale

Poi è arrivata mindPool. Come gestione marketing esterna, l'agenzia si occupa di molto più delle singole iniziative: pianificazione annuale, campagne, social media, comunicazione delle offerte e newsletter confluiscono tutti in mindPool – in un'unica logica di comunicazione. Per la prima volta è nato un vero piano di marketing annuale. Aileen, che in mindPool è responsabile dell'attuazione operativa per l'Alpenrose, lo riassume così:

La newsletter che l'Alpenrose invia tramite ReGuest non viene più usata solo per le classiche offerte, ma in modo mirato: gli ospiti con un determinato periodo di arrivo o segmento – famiglia, coppia, con cane – ricevono il messaggio giusto. Dal punto di vista del marketing questo è decisamente più prezioso dell'acquisizione a freddo.Allo stesso tempo si riduce sensibilmente la dipendenza dalla sola consegna delle email: Outlook, Gmail e Apple Mail oggi filtrano più severamente che mai. Richieste che prima semplicemente non arrivavano, con ReGuest finiscono in modo affidabile nel sistema.

LUPCOM: performance marketing e SEO

In stretto coordinamento con mindPool, è entrata nel progetto LUPCOM, partner di lunga data. L'agenzia di online marketing di Rostock si è occupata del nuovo sito web, della SEO e della gestione delle Google Ads – ambiti che l'hotel prima aveva usato a malapena in modo attivo. LUPCOM porta con sé non solo visibilità, ma anche analisi delle performance: quali campagne e landing page convertono davvero? Queste informazioni confluiscono direttamente nella strategia condivisa con mindPool.

Tre partner, tre ambiti chiave del marketing alberghiero: strategia, performance marketing, software CRM. Ciò che ne è nato è più della somma dei singoli fornitori – i loro ambiti si completano a vicenda.

Dalla campagna alla prenotazione

LUPCOM attiva Google Ads su landing page create su misura per target e regioni specifiche. Chi clicca e invia una richiesta finisce direttamente in ReGuest – non nella casella di posta della reception. Da lì l'hotel prende in carico: crea un'offerta, risponde. L'IA supporta nella stesura dei testi, traduce da lingue straniere, o se ne occupa interamente.Per LUPCOM questo significa: tracciamento senza lacune. Google Analytics perde dati a causa dei banner sui cookie – ReGuest no. Ogni richiesta viene registrata, indipendentemente dal fatto che l'ospite abbia dato il consenso. Per l'hotel questo significa concretamente: non si vede solo quante persone hanno visitato il sito, ma quante di loro hanno effettivamente inviato una richiesta – e prenotato.

Attraverso le fonti delle richieste nel sistema, LUPCOM legge i dati a ritroso: quale canale converte? Dove conviene intervenire? Se in un mese il tasso di conversione scende, il team sa subito su quale campagna agire.La campagna successiva porta nuove richieste. Le nuove richieste portano nuovi dati sugli ospiti, che mindPool trasforma in newsletter mirate all'interno della sua pianificazione annuale. La newsletter genera aperture, click, prenotazioni – visibili in ReGuest. Il cerchio si chiude.

Il messaggio giusto, al momento giusto

Nella pratica quotidiana questo si traduce così: la comunicazione via email dell'Alpenrose non si rivolge a tutti, ma agli ospiti giusti – al momento giusto. Non infastidire, ma restare presenti. Chi conosce già l'hotel non ha bisogno di un pitch da acquisizione a freddo. Ha bisogno di una buona storia e di un'offerta adatta.ReGuest è quindi più di uno strumento – è la base dati condivisa di tutti i partner. Ciò che è visibile nel CRM confluisce allo stesso modo nell'analisi di marketing di LUPCOM, nella strategia di mindPool e nella comunicazione quotidiana con gli ospiti.

Ciò che Aileen sottolinea in particolare: molti hotel siedono già su un tesoro, senza saperlo. Contatti degli ospiti, storici delle prenotazioni, preferenze – tutto è nel sistema. Ciò che manca è lo sguardo esterno capace di attivare questi dati."I dati che molti altri devono cercare o costruire faticosamente qui sono già disponibili. Bisogna solo saperli usare in modo sensato." ammette Aileen Kiens, Sen. Digital Marketing Expert, mindPool.

Per Raphael, ciò che è cambiato soprattutto è il modo in cui pensa al marketing."Oggi il marketing non richiede più la mia attenzione costante e  – continua Raphael Mäser, proprietario Spa Hotel Alpenrose – ottiene comunque risultati migliori." Sembra semplice, ma non lo è. Presuppone che i partner lavorino in modo proattivo invece di aspettare istruzioni. Che i dati vengano analizzati con costanza. Che il software sia inteso non solo come canale di comunicazione, ma come fonte di informazioni. E che hotel, agenzie e software non lavorino l'uno accanto all'altro, ma insieme. Proprio questo intende Raphael quando dice: "Il marketing non si sente più come uno stress aggiuntivo, ma come un supporto prezioso."

Il marketing non è un lavoro secondario. Nella quotidianità alberghiera semplicemente manca il tempo per farlo – e questo non è un fallimento, ma la realtà. Ciò che aiuta: partner che non aspettano di essere chiamati. Uno strumento che struttura i dati e li rende accessibili. E il coraggio di delegare decisioni che altri possono prendere meglio.

Lo Spa Hotel Alpenrose collabora con mindPool (gestione marketing, strategia, social media e campagne), LUPCOM (Google Ads, SEO, sito web e analisi delle performance) e ReGuest (comunicazione con gli ospiti, CRM e base dati).

L'Alpenrose non è un caso isolato: sempre più agenzie e consulenti di marketing lavorano già con ReGuest come base dati comune. Scopri i vantaggi del nostro programma partner e richiedi una call conoscitiva.