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SOS Rezeptionsstress: Die 5 besten Tipps, um Zeit zu sparen
Wie ein Hotel-CRM plötzlich alles verändert
25.08.2026
Angebote versenden, auf Gästefragen antworten und schon steht der nächste Newsletter an: Dass es an der Rezeption viel zu tun gibt, steht außer Frage. Aber was kannst du tun, um es dir leichter zu machen? Spoiler: Ein Hotel-CRM nutzen – in unseren 5 Tipps erfährst du, wofür.
1) ANGEBOTE UND NEWSLETTERS
Blitzschnell erstellen - anstatt lange den Kopf zerbrechen
Wie lange brauchst du, um ein Angebot oder einen Newsletter zu erstellen? Wir versprechen dir: Mit dem Hotel-CRM von ReGuest brauchst du nur mehr halb so lang. Für deine Angebote und Newsletters stehen Vorlagen zur Verfügung (Angebots-Templates z.B. für den Winter, für Familien oder Hundebesitzer). Die hast du blitzschnell befüllt, und du kannst zudem eigene vorbereiten und immer wieder verwenden. Beim Schreiben hilft ein integrierter KI-Assistent.
Und das Beste: Mit Auto Offer kannst du bis zu 7 von 10 Anfragen automatisch beantworten – ohne einen Klick von dir. Standardanfragen, zum Beispiel für 2 Erwachsene, ohne Anmerkung, werden herausgefiltert und automatisiert mit einem passenden Angebot beantwortet (je nach angefragter Saison).
Blitzschnell erstellen - anstatt lange den Kopf zerbrechen
Wie lange brauchst du, um ein Angebot oder einen Newsletter zu erstellen? Wir versprechen dir: Mit dem Hotel-CRM von ReGuest brauchst du nur mehr halb so lang. Für deine Angebote und Newsletters stehen Vorlagen zur Verfügung (Angebots-Templates z.B. für den Winter, für Familien oder Hundebesitzer). Die hast du blitzschnell befüllt, und du kannst zudem eigene vorbereiten und immer wieder verwenden. Beim Schreiben hilft ein integrierter KI-Assistent.
Und das Beste: Mit Auto Offer kannst du bis zu 7 von 10 Anfragen automatisch beantworten – ohne einen Klick von dir. Standardanfragen, zum Beispiel für 2 Erwachsene, ohne Anmerkung, werden herausgefiltert und automatisiert mit einem passenden Angebot beantwortet (je nach angefragter Saison).
2) PRE- & POST-STAY-KOMMUNIKATION
Automatisch an alle versenden – anstatt einzeln und immer wieder
Bevor ein Gast anreist, musst du ihm im richtigen Moment eine Buchungsbestätigung zusenden, den Zugang zum Online Check-in, Infos zur Anreise usw. Mit ReGuest geht all das automatisch! Und nicht nur, denn ReGuest versendet auch eine Wunschliste und eine Upselling-Nachricht, in der dein Gast dir mitteilt, welches Kissen er bevorzugt, ob er bestimmte Ernährungsgewohnheiten hat und welche Zusatzleistungen er gern buchen würde. Perfekter Service ohne eine Minute Zeitverlust für dich – und die Gästezufriedenheit und der Upselling-Umsatz steigen mit!
Genauso läuft es mit der Kommunikation nach dem Aufenthalt ab: Die Nachrichten mit der Einladung, dein Hotel zu bewerten oder sich zum Gästeclub anzumelden, aber auch Geburtstagsnachrichten werden zum passenden Zeitpunkt automatisch verschickt.
Automatisch an alle versenden – anstatt einzeln und immer wieder
Bevor ein Gast anreist, musst du ihm im richtigen Moment eine Buchungsbestätigung zusenden, den Zugang zum Online Check-in, Infos zur Anreise usw. Mit ReGuest geht all das automatisch! Und nicht nur, denn ReGuest versendet auch eine Wunschliste und eine Upselling-Nachricht, in der dein Gast dir mitteilt, welches Kissen er bevorzugt, ob er bestimmte Ernährungsgewohnheiten hat und welche Zusatzleistungen er gern buchen würde. Perfekter Service ohne eine Minute Zeitverlust für dich – und die Gästezufriedenheit und der Upselling-Umsatz steigen mit!
Genauso läuft es mit der Kommunikation nach dem Aufenthalt ab: Die Nachrichten mit der Einladung, dein Hotel zu bewerten oder sich zum Gästeclub anzumelden, aber auch Geburtstagsnachrichten werden zum passenden Zeitpunkt automatisch verschickt.
3) GÄSTEKOMMUNIKATION
Einheitlichen Posteingang und AI-Chatbot nutzen – anstatt den Überblick verlieren
Nicht nur im Hotel nimmt die Gästekommunikation viel Zeit in Anspruch. Nachrichten gehen über alle Kanäle ein – und du musst ständig von einem Programm zum nächsten wechseln. Oder? Mit dem einheitlichen Posteingang von ReGuest werden sämtliche Nachrichten, die du per Website-Messenger, E-Mail, WhatsApp, Facebook und Instagram erhältst, an einem Ort gebündelt, übersichtlich und chronologisch pro Gast. So hat dein ganzes Team den Überblick, ihr könnt nichts vergessen und seid zugleich maximal effizient. Auch bei der täglichen Gästekommunikation helfen vorgefertigte Textbausteine und ein KI-Schreibassistent – oder auf Wunsch ein eigener AI Chatbot, der sogar nachts zuverlässig, korrekt und in eurem Stil auf Fragen antwortet.
Einheitlichen Posteingang und AI-Chatbot nutzen – anstatt den Überblick verlieren
Nicht nur im Hotel nimmt die Gästekommunikation viel Zeit in Anspruch. Nachrichten gehen über alle Kanäle ein – und du musst ständig von einem Programm zum nächsten wechseln. Oder? Mit dem einheitlichen Posteingang von ReGuest werden sämtliche Nachrichten, die du per Website-Messenger, E-Mail, WhatsApp, Facebook und Instagram erhältst, an einem Ort gebündelt, übersichtlich und chronologisch pro Gast. So hat dein ganzes Team den Überblick, ihr könnt nichts vergessen und seid zugleich maximal effizient. Auch bei der täglichen Gästekommunikation helfen vorgefertigte Textbausteine und ein KI-Schreibassistent – oder auf Wunsch ein eigener AI Chatbot, der sogar nachts zuverlässig, korrekt und in eurem Stil auf Fragen antwortet.
4) FÜR GÄSTE DA SEIN
Auf Knopfdruck personalisieren – anstatt keine Zeit fürs Persönliche haben
Gäste erwarten heutzutage Personalisierung. Generische Angebote und nichtrelevante Nachrichten (zum Beispiel ein Family-Newsletter für ein junges Paar ohne Kind) führen dazu, dass sich Gäste an andere Hotels wenden, die spezifischer auf ihre Bedürfnisse eingehen. Es gibt nur einen Haken: Wie um alles in der Welt sollst du dir zu jedem Gast Details merken oder die Zeit haben, Informationen zu sammeln oder in der Gästekartei nachzusehen? Mit ReGuest erübrigt sich die Frage: Entlang der gesamten Guest Journey werden Gästedaten, Vorlieben und Interessen automatisch gespeichert. Mark hat dich auf Instagram nach glutenfreier Küche gefragt? Dann wird diese Information im Gästeprofil hinterlegt und du kannst z.B. im Angebot darauf eingehen. Ohne langes Überlegen und Suchen.Detaillierte Gästeprofile, CRM-Listen und -Filter stehen dir jederzeit zur Verfügung, damit du den Überblick hast, Angebote maßschneidern und die perfekte Zielgruppe für deine Newsletter-Versände zusammenstellen kannst. Tschüss, manuelle Excel-Listen! Und endlich bleibt Zeit für wirklich Persönliches, face-to-face mit deinem Gast.
5) VERKAUF UND DATEN
Nebenbei verkaufen und Ergebnisse auf einen Blick verstehen – anstatt Chancen verstreichen lassen
Verkaufsdruck an der Rezeption – aber du weißt nicht, wie du dich zwischen all den Aufgaben um Upselling und Auslastungsoptimierung kümmern sollst? Dann lass dich auch dabei von ReGuest unterstützen! Eine integrierte Guest App sorgt dafür, dass Gäste Zusatzleistungen während des Aufenthalts ganz einfach buchen, bestellen und in Anspruch nehmen können – von der Massage bis zum Drink am Pool.Nach dem Aufenthalt kannst du dank der gespeicherten Gästeinformationen Verkaufsautomationen einrichten: zum Beispiel, dass alle Gäste, die im letzten Jahr am Tag x eine Anfrage gestellt haben, am selben Tag in diesem Jahr eine Urlaubserinnerung erhalten – „Kommen Sie uns doch wieder besuchen!“ So sparst du dir wertvolle Stunden und füllst Auslastungslücken fast nebenbei.
Und wie sieht es mit den Ergebnissen aus, die dein/e Vorgesetzte/r überprüfen möchte? Keine Angst, monatliche Zahlentabellen und Reports musst du nie wieder selbst zusammenstellen. ReGuest wertet Ergebnisse laufend automatisch aus und stellt sie für dein gesamtes Team in übersichtlichen und leicht verständlichen Dashboards zusammen. Dein Chef oder deine Chefin haben eine Frage zur Buchungsquote? Du hast die Antwort in wenigen Sekunden!
Nebenbei verkaufen und Ergebnisse auf einen Blick verstehen – anstatt Chancen verstreichen lassen
Verkaufsdruck an der Rezeption – aber du weißt nicht, wie du dich zwischen all den Aufgaben um Upselling und Auslastungsoptimierung kümmern sollst? Dann lass dich auch dabei von ReGuest unterstützen! Eine integrierte Guest App sorgt dafür, dass Gäste Zusatzleistungen während des Aufenthalts ganz einfach buchen, bestellen und in Anspruch nehmen können – von der Massage bis zum Drink am Pool.Nach dem Aufenthalt kannst du dank der gespeicherten Gästeinformationen Verkaufsautomationen einrichten: zum Beispiel, dass alle Gäste, die im letzten Jahr am Tag x eine Anfrage gestellt haben, am selben Tag in diesem Jahr eine Urlaubserinnerung erhalten – „Kommen Sie uns doch wieder besuchen!“ So sparst du dir wertvolle Stunden und füllst Auslastungslücken fast nebenbei.
Und wie sieht es mit den Ergebnissen aus, die dein/e Vorgesetzte/r überprüfen möchte? Keine Angst, monatliche Zahlentabellen und Reports musst du nie wieder selbst zusammenstellen. ReGuest wertet Ergebnisse laufend automatisch aus und stellt sie für dein gesamtes Team in übersichtlichen und leicht verständlichen Dashboards zusammen. Dein Chef oder deine Chefin haben eine Frage zur Buchungsquote? Du hast die Antwort in wenigen Sekunden!
