Raphael, Inhaber des Spa Hotel Alpenrose in Österreich, kennt das Gefühl gut: Marketing war immer irgendwie dabei – aber nie wirklich da. Keine freie Kapazität im Haus? Schnell eine Aktion zusammenstellen. Wenig Buchungen in einer Woche? Reagieren. Vorausplanen? Schwierig, wenn das Tagesgeschäft dich permanent fordert.

Das ist keine Ausnahme in der Hotellerie – das ist die Regel. Viele Hoteliers übernehmen Marketing nebenbei, weil sonst niemand da ist. Jahresplan, Budget, Zielgruppenstrategie: alles wichtige Themen, die hintenanstehen, sobald ein Gast an der Rezeption wartet.

Einen Jahresmarketingplan gab es nicht. Ein klar definiertes Budget auch nicht. Social Media lief unregelmäßig, die Kommunikation war breit statt zielgruppenspezifisch. Marketing fühlte sich an wie Feuerlöschen – immer in Bewegung, selten im Voraus.

Die Konsequenz war klar: Marketing musste raus aus dem Tagesgeschäft.

Die Veränderung kam nicht auf einmal, sondern Schritt für Schritt.

ReGuest: Struktur im Posteingang

Zuerst kam ReGuest. Die Basis: Gästekommunikation, Anfragenmanagement, Struktur im Posteingang. Bisher landeten Zimmeranfragen von der Website als einzelne E-Mails in der Rezeption – Mail für Mail manuell gesichtet, beantwortet, weiterverarbeitet. Mit ReGuest laufen sie direkt im CRM zusammen: strukturiert, zugeordnet, bearbeitbar in einem einzigen System.

mindPool: der erste Jahresmarketingplan

Dann kam mindPool. Als externe Marketingsteuerung übernimmt die Agentur weit mehr als einzelne Maßnahmen: Jahresplanung, Kampagnen, Social Media, Angebotskommunikation und Newsletter laufen bei mindPool zusammen – in einer gemeinsamen Kommunikationslogik. Erstmals entstand ein echter Jahresmarketingplan. Aileen, die bei mindPool die operative Umsetzung für die Alpenrose verantwortet, bringt es auf den Punkt:

Der Newsletter, den die Alpenrose über ReGuest versendet, wird längst nicht mehr nur für klassische Angebote genutzt, sondern gezielt: Gäste mit bestimmtem Anreisezeitraum oder Segment – Familie, Paar, mit Hund – bekommen die passende Botschaft. Das ist aus Marketingsicht deutlich wertvoller als Kaltakquise.

Gleichzeitig sinkt die Abhängigkeit von der reinen E-Mail-Zustellung spürbar: Outlook, Gmail und Apple Mail filtern heute strenger als je zuvor. Anfragen, die früher schlicht nicht ankamen, landen mit ReGuest zuverlässig im System.

LUPCOM: Performance Marketing und SEO

Eng mit mindPool abgestimmt, kam LUPCOM als langjähriger Partner ins Projekt. Die Online-Marketing-Agentur aus Rostock übernahm die neue Website, SEO und die Aussteuerung der Google Ads – Bereiche, die das Hotel zuvor kaum aktiv genutzt hatte. LUPCOM bringt dabei nicht nur Reichweite, sondern auch Performance-Analyse: Welche Kampagnen und Landingpages konvertieren wirklich? Diese Erkenntnisse fließen direkt in die gemeinsame Strategie mit mindPool zurück.

Drei Partner, drei Kernbereiche des Hotelmarketings: Strategie, Performance Marketing, CRM-Software. Was daraus entstand, ist mehr als die Summe der einzelnen Anbieter – ihre Bereiche ergänzen sich.

Von der Kampagne zur Buchung

LUPCOM schaltet Google Ads auf Landingpages, zugeschnitten auf konkrete Zielgruppen und Regionen. Wer klickt und anfragt, landet direkt in ReGuest – nicht im Posteingang der Rezeption. Von dort übernimmt das Hotel: Angebot erstellen, Anfrage beantworten. KI unterstützt bei Texten, übersetzt Fremdsprachen oder übernimmt ganz.Für LUPCOM bedeutet das: lückenloses Tracking. Google Analytics verliert Daten durch Cookie-Banner – ReGuest nicht. Jede Anfrage wird erfasst, unabhängig davon, ob ein Gast zugestimmt hat. Für das Hotel heißt das konkret: Man sieht nicht nur, wie viele Menschen die Website besucht haben, sondern wie viele davon tatsächlich angefragt – und gebucht haben.

Über die Anfragequellen im System liest LUPCOM die Daten rückwärts: Welcher Kanal konvertiert? Wo lohnt sich Nachsteuern? Sinkt die Konversionsrate in einem Monat, weiß das Team sofort, an welcher Kampagne es ansetzen muss.Die nächste Kampagne bringt neue Anfragen. Neue Anfragen bringen neue Gästedaten, die mindPool im Rahmen seiner Jahresplanung zu gezielten Newslettern verarbeitet. Der Newsletter erzeugt Öffnungen, Klicks, Buchungen – sichtbar in ReGuest. Der Kreislauf schließt sich.

Die richtige Botschaft, zum richtigen Zeitpunkt

Im Alltag zeigt sich das so: Die E-Mail-Kommunikation der Alpenrose richtet sich nicht an alle, sondern an die richtigen Gäste – zum richtigen Zeitpunkt. Nicht nerven, aber präsent bleiben. Wer das Hotel schon kennt, braucht keinen Kaltakquise-Pitch. Er braucht eine gute Geschichte und ein passendes Angebot.ReGuest ist dabei mehr als ein Tool – es ist die gemeinsame Datengrundlage aller Partner. Was im CRM sichtbar ist, fließt gleichermaßen in die Marketinganalyse bei LUPCOM, die Strategie bei mindPool und die tägliche Gästekommunikation.

Was Aileen besonders betont: Viele Hotels sitzen bereits auf einem Schatz, ohne es zu wissen. Gästekontakte, Buchungshistorien, Präferenzen – alles ist im System. Was fehlt, ist der Blick von außen, der diese Daten aktiviert. „Die Daten, die viele andere erst mühsam suchen oder aufbauen müssen, sind hier bereits vorhanden", sagt die Digital Marketing Expertin. „Man muss sie nur sinnvoll nutzen."

Für Raphael hat sich vor allem eines verändert: die Art, wie er über Marketing denkt. „Marketing braucht heute nicht mehr dauerhaft meine Aufmerksamkeit – und erzielt trotzdem bessere Ergebnisse", sagt der Inhaber des Spa Hotel Alpenrose.Das klingt einfach – ist es aber nicht. Es setzt voraus, dass Partner proaktiv arbeiten statt auf Anweisung zu warten. Dass Daten konsequent ausgewertet werden. Dass Software nicht nur Kommunikationskanal, sondern Informationsquelle ist. Und dass Hotel, Agenturen und Software nicht nebeneinander, sondern miteinander arbeiten. Genau das meint Raphael, wenn er sagt: „Marketing fühlt sich nicht mehr wie zusätzlicher Stress an, sondern wie eine wertvolle Unterstützung."

Marketing ist kein Nebenjob. Im Hotelalltag fehlt schlicht die Zeit dafür – das ist kein Versagen, sondern Realität. Was hilft: Partner, die nicht warten, bis man anruft. Ein Tool, das Daten strukturiert und zugänglich macht. Und der Mut, Entscheidungen abzugeben, die andere besser treffen können.

Das Spa Hotel Alpenrose arbeitet mit mindPool (Marketingsteuerung, Strategie, Social Media & Kampagnen), LUPCOM (Google Ads, SEO, Website & Performance-Analyse) und ReGuest (Gästekommunikation, CRM & Datengrundlage) zusammen.

Alpenrose ist kein Einzelfall: Immer mehr Agenturen und Marketingberater:innen arbeiten bereits mit ReGuest als gemeinsamer Datengrundlage. Entdecke die Vorteile unseres Partnerprogramms.